ToDoリストとは?その意味と簡単な作り方をご紹介!効率的な使い方も徹底解説!

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この記事は2017年3月21日の記事を再編集したものです。

To Doリスト。それってビジネスマンの必携ツールだよね…なんて思っている方はいらっしゃいませんか?実は仕事のみならず、日常生活でも大いに役立つ優れものなのです。

でもどうやって使えばいいのか、そしてどうやって作ったらいいのかがわからないという方のために、本記事がお役に立てば何よりです。早速その疑問にお答え致しましょう。

To Doリストってなに?

それはあなたも作った事があるもの

そもそもTo Doを英語で直訳すると「やる事」。ここから『やるべき事』へと意味が転じていったものです。納期や締め切りがある仕事とは別件で、例えば今日明日中に、今週中にといったような、比較的緩やかな時間の中でやるべき事をリストアップしたものが、このTo Doリストなのです。

ここで過去を思い返してみてください。小さな頃に買い物を親から頼まれて、買うべきものをリストアップした紙を渡された経験はありませんか?これを元に買い物をしていきますよね。

そう、To Doリストの原理はつまるところ、そういう事なのです。それが学生になれば宿題やテストの範囲に応じた勉強の計画、社会人になればお仕事やプライベートのスケジュールと、環境によってリストの内容やジャンルは変化していきます。

私たちは身近に、To Doリストと密接な生活をしているのです。

具体的にどんなものがあるの?

百円ショップに行けば、To Do向けに作られたチェックリスト風のふせんがありますし、スマートフォンのアプリでもTo Doが作れます。

アプリがなくても、iPhoneであればメモやリマインダーでTo Doを作成する事ができます。あまり使った事のない方はこれを機にぜひ活用してみてくださいね。こちらについては後ほどご紹介します。

また、これは使っている人が非常に少ないと聞きますが、パソコンにもふせんの機能がある事をご存知でしょうか?Windowsであれば「ガジェット」という、スマートフォンでいうアプリのような機能がありますので、そこからふせんをデスクトップで活用させる事が可能です。

Macの場合は「スティッキーズ」というふせん機能がありますので、それを起動させるだけでOKです。すごいのは「折りたたむ」をクリックすると、細いスティックのような形で最小化されるところ。

なのでスティッキーズというネーミングなんですね。Windowsと同じく色を指定できるのですが、Macはそれに加えて、好みに応じて半透明にする事もできますし、きっちり並べて整頓させる事も可能です。すごく使える機能ですよ!

To Doリストを作ってみよう!

どうやって作るの?

まずはその名の通り、すぐにやるべき事をリスト化していきます。先送りにしていいものはリストから外すのが大鉄則です。その上での作成ポイントを以下に記します。

もう一度お伝えしますが、リストは仕事でもプライベートでも使える事を念頭に置いておきましょう。

ポイント① すぐ行動にできる事を書く

例えばお料理を学びたいと決意した時は、「お料理を学ぶ」とは書かないようにしましょう。というのも、これだけだと漠然な事がわかりますし、何よりどこから手をつけたらいいのかがわからないですよね。

ですから「お料理スクールの体験入学を申し込む」「スクールを検索する」など、ゴールに近づく具体的なアクションは何かを考えながらリストを作っていきましょう。

ポイント② 優先順位をつける

「この日までにお願いね」という締切が課せられたり、時間がかかりそうな仕事を最優先事項として持っていきます。他に、慣れていなかったり、難しさを感じているようなお仕事も最優先に該当します。

ちなみに筆者の場合、こうした仕事が発生した場合は、誰が何時に退社するのかを一つの基準とし、そこから筆者の退社時間まで、どういう順で課せられた仕事をこなすかを考えTo Doを組んでいます。

したがって心がけているのは、この基準となる時間を目指して、メインとなる仕事を終わらせる定時に間に合わないけれども翌日で間に合うメインの仕事は、翌日に回しています。

そもそも筆者は、抱え込んだ仕事は最後までやり抜く性分ですので、それが効率を鈍らせたり、自らを残業に追い込むという悪循環を生むわけです。

こうした経験から、翌日に回せるものは思い切って翌日に回すよう心がけたら、定時に終われる事が増えていきました。そうした勇気も必要なんですね。

もう一つ大事なのは、翌日にまたがりそうな仕事についてはキリのいいところで打ち止めし、進捗状況を書いたふせんを仕事の詰まったクリアファイルに貼り付ける事も心がけています。

これも筆者のようにもともと抱え込みやすい人には勇気のいる事ですが、乗り越えればサクサクやれます。To Doと併せて、こうした付随するアクションにもぜひ取り組んでみてくださいね。

ポイント③ 短時間で簡潔に、やるべき事だけ書いて作る

To Doはメモと同じく、簡潔にわかりやすくするのも大鉄則です。必要な情報などを併せて書いておくのもいいかもしれません。デジタルでTo Doを作るのであれば、最近では音声入力ツールもありますから、そうしたものを活用して作成するのもいいですね。

また、いろいろと書きすぎてはモチベーションの低下につながりますので、本当に重要で、かつやらねばならない事のみをリストアップしていきましょう。

例えばメールチェックなどの重要性が低いものはリストから外れます。ちなみに作成時間はおおよそ3分ほどあればいいでしょう。それ以上はアウトです。

ポイント④ 作業を細かくしてリストにしていく

例えばライブイベントを立ち上げるのであれば、「会場を探す」「出演者を募る」「当日のタイムスケジュールを組む」など、細かにみてゆくとその段取りは実に様々ですよね。そういった感じで、取り組みやすくなるような規模に砕いてリストにしていくといいでしょう。

ポイント⑤ 行動を特定する

例えば、「A社の〇〇さんに~の件で電話する」といったように、具体的なアクションが簡潔に短い文で収まるようにしましょう。これが「A社の〇〇さんに連絡する」だと、文としては短いのですが、ニュアンスが曖昧なことがわかります。

誰に連絡するのかはわかっても、何の案件/要件なのか、連絡の手段は電話なのか、メールなのか、はたまたもっと別の手段なのか…?と迷ってしまいます。

もっというと時間も書いてないと困る事がありますよね。こうなるとTo Doの意味を成さなくなるので、行動を特定する事が重要になるんですね。

以上、リストの組み方などについてご紹介しました。これを踏まえて、次の項ではデジタルでTo Doを作るアプリなどについてご紹介します。

「デジタルTo Do」にチャレンジしてみよう!

アプリでも手軽にリストが作れます!!

先ほどもお伝えしたのですが、今やアプリでもTo Doリストが手軽に作れます。この項ではそうしたアプリなどをご紹介します。ご自身の性格や癖など、そうした部分にも関わる事ですので、そういったパーソナリティにフィットしたものを選びましょう。

デジタルTo Do① iPhoneユーザは「リマインダー」機能でリスト作り

iPhoneにはリマインダーというアプリが標準搭載されています。これ一つで手軽にTo Doリストが作れます。作り方はいたって簡単です。

リマインダーを起動させ、やる事をどんどん入力していくだけです。実行したものは消していけばいいだけ。時間指定ができる機能もありますので、そうした機能が必要であれば、できる限りフルに活用していきましょう。

ちなみに筆者はプライベートでこのリマインダーを使っています。どうしても手に入れたいものや、今後愛用していきたいショッピングサイトやメーカーなど、マイルールにしていきたいという考えがあっての事です。

デジタルTo Do② Evernoteでパソコンとモバイルを同期!

クラウド上でのメモといえば何と言ってもエバーノート!というくらいに今や浸透していますが、To Doだけでなく、他にも様々なデータを預ける事ができます。

書の中に表を盛り込んだり、そのノートを共有したり、今でいうと「チャットワーク」のようなイメージでできる『ワークチャット機能』などが搭載されています。こうした機能は職場のプロジェクトで使った事があるという方がいらっしゃるかと思います。

また、名刺の整理としても役立ちます。旧来は引き出しのスタックケースから探すのがそのイメージでしたが、名刺の画像をクラウドに預ける事で、効率化やデスクの最小化に一役買います。

同期できるモバイルツールが2台までではありますが、パソコンとスマートフォンアプリとで同期を取れるようにしているという方もいるかもしれません。

フリーランサーの安藤美冬さんの著書「行動力の育て方」には『感情日記を書く』という取り組みが紹介されています。Evernoteのノート機能でパスワードロックをすれば、瞬く間にクラウド上のダイアリーとしても活用できます。

日記のつけ方などの詳細は実際に書籍をお読み頂くか、読後レビューのサイトを検索してご覧頂くとして、感情日記をつけてTo Doに取り組む自分自身を客観的に見る、そんな応用的な取り組みができそうですね。

デジタルTo Do③ Dropboxは今ポピュラーなツール

Evernoteの次に主流となったのがDropboxです。アプリから写真をスキャンして預けられたり、動画も預けられます。Evernoteにない機能としては、音声も預ける事ができる点。記事をお読みの方の中にはiTunesのオーディオデータを預けていた方もいらっしゃるかもしれません。

やりようによっては、Windowsのマイドキュメントとの同期が利くという、もはやEvernoteの進化形といっても過言ではないクラウドツールです。通常のTo Doリストももちろん作れますが、音声が預けられるのであれば、「ボイスTo Do」を作るという変化球な活用もありですよね。

デジタルTo Do④ 新たな注目株「OneNote」

最近ではマイクロソフト社がリリースしている「OneNote」が注目を集めています。常のTo Doリストを作る上で、チェックボックスや重要マークなどを盛り込む事ができる、かなり本格的なツールです。

Dropboxのユーザが他のクラウドに移行する際にOneNoteが重宝しているようで、なんでもDropboxと互換が利くというのがその大きな根拠のようです。

モバイルでも使えない事はないのですが、それを実現させるには同じマイクロソフト社がリリースしている「OneDrive」を使う事でOneNoteも使えるようになるというところが難点かと思います。どちらも搭載されている無料のクラウドツール「Office Online」に登録しておくと、後の操作がスムーズに運ぶでしょう。

ちなみにマイクロソフト社がしきりに宣伝している「Office 365」は有料ですので注意が必要です。逆にOffice Onlineはあまり知られてないようですので穴場ですよ!!

デジタルTo Do⑤ 使っているブラウザでもっと手軽に

インターネットでよく使うブラウザがGoogleであれば、アカウント登録しましょう。一つのアカウントでブログの作成(なんと100個まで開設可能!!)やスケジュール管理、YouTubeの閲覧、マップで場所の確認など、マルチに楽しむ事が可能です。

今回のテーマで言えば、GoogleカレンダーとiPhoneを同期させて、To Doやスケジュールを作成する事ができます。これはカレンダースタイルと時間軸スタイルを切り替える事ができるのでとても便利!手帳を毎年買っていたけれども途中から白紙になるような方にはオススメのツールです。筆者も使っていますが、手帳だとずぼらさんになるのでとても重宝しています。

まとめ

今回はTo Doリストに関して、その作り方と、主にデジタルツールのご紹介でした。スマートフォンはハンディパソコンだという考えがすでに定着しています。その利点をフルに活用して、使いこなして、さらに使い倒してみてはいかがでしょうか。

こんなビジネスライクすぎるリストは嫌だという方のために、最後にもう一つだけご紹介したいのは「手帳アプリ」です。こちらだと楽しくTo Doやスケジュールをまとめる事ができるのではないでしょうか。人気のアプリもありますので、ぜひご自身に合ったものを見つけてくださいね。

最後はご自身の性格/パーソナリティにあったツールやアプリを探していく事がやはり最も重要となります。ぜひいろんなツールを試して、フィットするものを見つけ、より楽しく建設的にTo Doリストが組めるといいですね。

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